BUT

Le Comité organisateur de l’Atelier régional cherche à promouvoir le professionnalisme et l’efficacité des diverses disciplines de la gestion des biens immobiliers auprès des membres du secteur public fédéral partout au Canada en organisant un atelier régional. Les disciplines de la gestion des biens immobiliers fédéraux comprennent la planification des investissements et la mise au point de politiques et des projets. L’Atelier régional de l’Atlantique, en juin 2009, est un projet pilote; si c’est une réussite, d’autres ateliers régionaux suivront.

OBJECTIFS

Le mandat du Comité organisateur de l’Atelier régional est le suivant :

• Cerner les besoins actuels définis par les membres de la communauté de gestion des biens immobiliers des régions.
• Établir et maintenir des normes professionnelles élevées de gestion des biens immobiliers dans le secteur public fédéral en présentant un programme solide et pertinent lors de l’Atelier régional.
• Offrir aux délégués :
  • un forum pour l’échange d’idées et d’expériences avec le bureau national et ses équivalents régionaux dans des domaines d’intérêt mutuel;
  • l’occasion d’obtenir des conseils d’experts sur des questions d’intérêt pour leur communauté régionale de gestion des biens immobiliers;
  • un milieu stimulant où tous les délégués et intervenants peuvent améliorer leurs connaissances et leurs compétences et se tenir au courant de ce qui se passe au bureau national en rapport avec les paliers fédéral, provincial ou municipal de gouvernement ou avec le secteur privé.

RELATIONS AVEC LES AUTRES COMITÉS

Le Comité organisateur de l’Atelier régional se trouve sous l’autorité du président. Le Comité collabore étroitement avec le Programme de développement de la communauté et de sensibilisation, le Programme de définition du perfectionnement professionnel, le Comité de financement et le Comité des finances. Le Comité reçoit l’assistance de la secrétaire générale.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Le Comité s’efforce de remplir son mandat en accomplissant les tâches suivantes :

• Élaborer et gérer un plan de travail annuel complet approuvé par le Conseil d’administration et qui détaille la portée, le budget, les échéanciers et les résultats clés escomptés, et effectuer une mise à jour mensuelle concernant les questions relatives à l’Atelier régional.
• Former un comité qui peut comprendre des membres du Conseil d’administration de l’IBIC, des employés du fédéral et leurs homologues régionaux, ainsi que des bénévoles intéressés par le domaine de la gestion des biens immobiliers.
• Le président du Comité organisateur de l’Atelier régional assurera la direction stratégique de la planification de l’Atelier régional et la liaison avec le Conseil d’administration de l’IBIC concernant les mises à jour sur l’Atelier et pour obtenir l’approbation du Conseil.
• Le président du Comité dirigera la planification et la tenue de l’Atelier régional. Le Conseil d’administration devra approuver la durée et la forme déterminée pour chaque atelier.

SECRÉTARIAT

Le Willow Group appuiera le Comité organisateur de l’Atelier régional dans ses travaux en procédant notamment aux activités suivantes :

• Établir et tenir le budget de l’Atelier et la marche critique à suivre.
• Préparer le procès-verbal des réunions du Comité organisateur de l’Atelier et les faire approuver par le président du Comité avant de le distribuer à ses membres.
• Gérer tous les besoins logistiques, y compris les locaux, les aliments et breuvages, l’audiovisuel, l’interprétation simultanée, la salle du dîner de gala, le transport et le divertissement.
• Gérer les besoins en matière de promotion, y compris la production prépresse, la conception visuelle et la traduction pour la diffusion imprimée et électronique (courriels et site Web).
• Gérer le développement du programme en fonction des directives du Comité.
• Effectuer la liaison avec les conférenciers, entre autres pour confirmer leur participation et leurs dépenses, pour connaître leurs besoins en matériel audiovisuel et leurs exigences spéciales et pour obtenir leurs présentations.
• Gérer l’inscription des délégués, notamment ses aspects financiers (p. ex., créer une base de données des inscrits, leur émettre des factures, des reçus ou des confirmations, produire des rapports d’inscription et des rapports financiers au besoin, préparer les insignes d'identité).
• Gérer les besoins sur le site de l’atelier, y compris ceux des bénévoles.
• Toute autre tâche nécessaire, lorsque le besoin se présente.