BUT

Le Comité organisateur de l’Atelier national de gestion des biens immobiliers cherche à promouvoir le professionnalisme et l’efficacité des diverses disciplines de la gestion des biens immobiliers auprès des membres du secteur public fédéral partout au Canada en organisant l’Atelier national de l’IBIC. Les disciplines de la gestion des biens immobiliers fédéraux comprennent la gestion des installations, la planification des installations, la prestation de programmes, la réglementation, l’élaboration de politiques et la gestion de projets.

OBJECTIFS

Le mandat du Comité organisateur de l’Atelier national de gestion des biens immobiliers est le suivant :

• Cerner les besoins actuels définis par les membres de la communauté de gestion des biens immobiliers pour la journée de formation et pour l’Atelier national.
• Établir et maintenir des normes professionnelles élevées de gestion des biens immobiliers dans le secteur public fédéral en présentant un programme solide et pertinent lors de l’Atelier national.
• Offrir aux délégués ::
  • un forum pour l’échange d’idées et d’expériences entre les organisations du secteur public et du secteur privé sur des questions d’intérêt mutuel;
  • l’occasion d’obtenir des conseils d’experts sur des questions d’intérêt pour la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux;
  • un milieu stimulant où tous les délégués et intervenants peuvent améliorer leurs connaissances et leurs compétences et se tenir au courant de ce qui se passe dans le domaine de la gestion des biens immobiliers, que ce soit au palier fédéral, provincial ou municipal de gouvernement ou dans le secteur privé.

RELATIONS AVEC LES AUTRES COMITÉS

Le Comité organisateur de l’Atelier national de gestion des biens immobiliers se trouve sous l’autorité du président. Le Comité collabore étroitement avec le Programme de développement de la communauté et de sensibilisation, le Programme de définition du perfectionnement professionnel et le Comité de financement. Le Comité reçoit l’assistance de la secrétaire générale.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Le Comité s’efforce de remplir son mandat en accomplissant les tâches suivantes :

• Élaborer et gérer un plan de travail annuel complet approuvé par le Conseil d’administration et qui détaille la portée, le budget, les échéanciers et les résultats clés escomptés, et effectuer une mise à jour mensuelle concernant les questions relatives à l’Atelier national annuel.
• Former un comité qui peut comprendre des membres du Conseil d’administration de l’IBIC, des employés du fédéral et des bénévoles intéressés par le domaine de la gestion des biens immobiliers.
• Nommer un coprésident de l’Atelier national annuel, avec l’approbation du Conseil d’administration, qui occupera le poste de président l’année suivante et qui intégrera le Conseil de l’IBIC.
• Le président du Comité organisateur de l’Atelier national de gestion des biens immobiliers assurera la direction stratégique de la planification de l’Atelier national annuel et la liaison avec le Conseil d’administration de l’IBIC concernant les mises à jour sur l’Atelier et pour obtenir l’approbation du Conseil.
• Le président du Comité dirigera la planification et la tenue de l’Atelier national annuel, qui comprendra du perfectionnement professionnel et une séance de travail. Le Conseil d’administration devra approuver la durée et la forme déterminée pour chaque atelier.

SECRÉTARIAT

Le Willow Group appuiera le Comité organisateur de l’Atelier national annuel de gestion des biens immobiliers dans ses travaux en procédant notamment aux activités suivantes :

• Établir et tenir le budget de l’Atelier et la marche critique à suivre.
• Préparer le procès-verbal des réunions du Comité organisateur de l’Atelier et les faire approuver par le président du Comité avant de le distribuer à ses membres.
• Gérer tous les besoins logistiques, y compris les locaux, les aliments et breuvages, l’audiovisuel, l’interprétation simultanée, la salle du dîner de gala, le transport et le divertissement.
• Gérer les besoins en matière de promotion, y compris la production prépresse, la conception visuelle et la traduction pour la diffusion imprimée et électronique (courriels et site Web).
• Gérer le développement du programme en fonction des directives du Comité.
• Effectuer la liaison avec les conférenciers, entre autres pour confirmer leur participation et leurs dépenses, pour connaître leurs besoins en matériel audiovisuel et leurs exigences spéciales et pour obtenir leurs présentations.
• Administrer le salon professionnel : préparer la trousse de vente, solliciter la participation des exposants, vendre de l’espace d’exposition et offrir des possibilités de commandite, coordonner les besoins pour la mise en scène, assurer la satisfaction des exposants et des commanditaires, etc.
• Gérer l’inscription des délégués, notamment ses aspects financiers (p. ex., créer une base de données des inscrits, leur émettre des factures, des reçus ou des confirmations, produire des rapports d’inscription et des rapports financiers au besoin, préparer les insignes d'identité).
• Gérer les besoins sur le site de l’atelier, y compris ceux des bénévoles.
• Toute autre tâche nécessaire, lorsque le besoin se présente.