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RÈGLEMENTS
INSTITUT DES BIENS IMMOBILIERS DU CANADA
MODIFIÉS DECEMBRE 2010
Final Version dated September
16, 2010
ARTICLE I – NOM
PARAGRAPHE 1.
Le nom de la société sera l’« Institut des biens
immobiliers du Canada inc. » en français et « Real Property
Institute of Canada Inc. » en anglais (ci-après appelée « IBIC » ou « Institut »).
ARTICLE II – MISSION
ET MANDAT
PARAGRAPHE 1.
La mission officielle de l’IBIC consiste à :
Mener la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux
dans le perfectionnement professionnel, la reconnaissance du
mérite et la défense des intérêts,
en approchant les intervenants des secteurs public et privé et
du milieu universitaire. Plus particulièrement, l’IBIC
a pour mandat de faire ce qui suit :
(a) Assurer la prestation
de perfectionnement professionnel dans la discipline de la
gestion des biens immobiliers.
(b) Promouvoir et honorer
le professionnalisme de la communauté de
gestion des biens immobiliers fédéraux et l’importance
de sa contribution.
(c) Approcher les intervenants
des secteurs public et privé et
du milieu universitaire, afin d’établir une
capacité de
réseautage pour l’échange de tendances
actuelles, de conseils d’experts, de pratiques exemplaires
et d’expériences.
(d) Promouvoir la capacité de
recherche et de développement
dans la communauté de gestion des biens immobiliers
fédéraux.
(e) Collaborer avec les
organisations des secteurs public et privé afin d’appuyer
la gestion efficace et efficiente des biens immobiliers fédéraux.
(f) Fournir un forum pour
l’échange d’information
et les communications destinées à la communauté de
gestion des biens immobiliers fédéraux.
(g)
Défendre le renforcement de la capacité pour
la communauté de gestion des biens immobiliers fédéraux.
ARTICLE III – ADHÉSION
PARAGRAPHE 1.
Les membres de l’IBIC comprennent :
(a) des membres du personnel,
des professionnels et des spécialistes
en biens immobiliers fédéraux provenant des ministères
et organismes principaux, d’employeurs indépendants et de sociétés
d’État;
(b) d’anciens fonctionnaires qui s’intéressent à la
gestion des biens immobiliers fédéraux.
PARAGRAPHE 2.
Tous les membres ont le droit d’être informés de la tenue
des AGA et des réunions extraordinaires de l’IBIC et le droit
d’y voter. Les membres peuvent remplir les fonctions électives
décrites aux articles VI et VII ci-après.
PARAGRAPHE 3.
Les membres du Conseil d’administration de l’IBIC doivent, en tout
temps, se comporter d’une manière professionnelle, qui fera honneur à l’Institut;
respecter la Constitution et le Règlement et toute modification apportée à ceux-ci,
et se conduire conformément au code de déontologie de l’Institut
(Article V).
PARAGRAPHE 4.
Le Conseil d’administration peut, à sa discrétion, destituer
un membre du Conseil dont le comportement déroge à l’Article
V.
PARAGRAPHE 5.
L’annulation de l’adhésion au Conseil de direction entrera
en vigueur sur remise d’un avis par écrit à cet effet au
président ou au secrétaire.
ARTICLE IV – COMMUNAUTÉ DE
PRATIQUE
PARAGRAPHE 1.
La communauté de pratique de l’IBIC comprend des membres des secteurs
ci-dessous qui s’intéressent à la gestion des biens immobiliers
:
(a) le secteur privé;
(b)
le secteur public des administrations municipales et des gouvernements
provinciaux;
(c) le milieu universitaire.
ARTICLE V – CODE
DE DÉONTOLOGIE – CONSEIL D’ADMINISTRATION
PARAGRAPHE 1.
Il est de la responsabilité de chaque membre du Conseil
d’administration de l’IBIC de se comporter d’une
manière qui honore à la fois le membre et la profession.
On
s’attend donc à ce que chaque membre respecte
le Code de déontologie énoncé ci-après
:
Les membres du Conseil d’administration de l’Institut
n’utiliseront pas leur pouvoir ou leur charge à des
fins personnelles et chercheront à maintenir et à rehausser
le profil de la gestion des biens immobiliers et de l’Institut,
notamment en :
(a) maintenant l’intégrité dans
toutes leurs relations professionnelles;
(b) se conformant à la
lettre et l’esprit :
i) des lois canadiennes;
ii)
des lois du pays où les membres exercent;
iii) de toute
autre ligne directrice sur la conduite professionnelle émise,
de temps à autre, par l’Institut;
iv) des obligations
contractuelles;
v) du Code de valeurs
et d'éthique
de la fonction publique du Canada.
(c) rejetant et en dénonçant
toute pratique commerciale qui n’est
pas congruente aux préceptes susmentionnés;
(d)
protégeant et en respectant la Constitution et les Règlements
administratifs de l’Institut, ainsi que ses autres règles
ou règlements
connexes.
ARTICLE VI – ADMINISTRATEURS
PARAGRAPHE 1.
Les administrateurs de l’Institut sont le président, le premier
vice-président, le deuxième vice-président, le secrétaire
trésorier, et le président sortant. PARAGRAPHE 2.
Les administrateurs gèrent toutes les affaires de l’Institut
et dirigent leurs portefeuilles respectifs et les comités
correspondants du Conseil de l’IBIC. Les administrateurs
relèvent du Conseil d’administration et doivent
rendre compte à ce dernier.
PARAGRAPHE 3.
Le président est le premier dirigeant de l’Institut
et assure l’application des politiques du Conseil d’administration.
Le président est aussi président du Conseil d’administration. PARAGRAPHE 4.
Si le président est absent, s’il démissionne
ou s’il est incapable de remplir ses fonctions, le premier
vice-président agira à sa place.
PARAGRAPHE 4A.
Si le premier vice-président est absent, s’il
démissionne ou s’il est incapable de remplir ses
fonctions, le deuxième vice président agira à sa
place.
PARAGRAPHE 5.
Si le deuxième vice-président est absent, s’il
démissionne ou s’il est incapable de remplir ses
fonctions, le secrétaire trésorier agira à sa
place.
PARAGRAPHE
6.
Le trésorier reçoit toutes les sommes d’argent
et valeurs mobilières appartenant à l’Institut
et présentera un rapport financier à l’Assemblée
générale annuelle de ce dernier.
PARAGRAPHE 7.
Le secrétaire assiste à toutes les réunions
de l’Institut et du conseil d’administration et
consigne, sous une forme permanente, les délibérations
de ces réunions. Il exécute aussi, à la
demande du président ou du conseil d’administration,
d’autres tâches connexes à sa charge, telles
que le maintien des registres de présence et des listes
de membres. PARAGRAPHE 8.
Le président sortant est membre d’office du Comité des
candidatures.
PARAGRAPHE 9.
Les administrateurs ne sont pas rémunérés
pour leurs services, sauf pour les dépenses raisonnables.
PARAGRAPHE 10.
Les signataires autorisés de l’Institut doivent être
deux des administrateurs suivants : le président, le
premier vice président, le deuxième vice-président
et le secrétaire-trésorier.
ARTICLE VII – CONSEIL
D’ADMINISTRATION
PARAGRAPHE 1.
Composition : Le Conseil d’administration se compose des
personnes suivantes : le président, le premier vice président,
le deuxième vice-président, le secrétaire-trésorier,
le président sortant et au moins un ou autant de membres
que le Conseil peut stipuler de temps à autre, et ce,
jusqu’à concurrence de dix. Pas plus de deux anciens
fonctionnaires peuvent occuper un poste au Conseil à la
fois.
PARAGRAPHE 2.
Responsabilités : Le Conseil d’administration
gère les affaires de l’Institut et dirige tous
les comités dans leurs travaux.
PARAGRAPHE 3.
Réunions : Le Conseil d’administration se réunit
juste avant la tenue de l’Assemblée générale
annuelle et six mois après celle-ci; le lieu, la date
et l’heure de ces réunions seront déterminés
par le président et précisés dans les
avis de convocation envoyés à cet effet. L’avis
doit être présenté au moins 30 jours avant
la tenue de la réunion. Le président peut, à sa
discrétion, convoquer des réunions supplémentaires, à condition
que ces réunions ou l’équipement de communication
disponible permettent à toutes les personnes participantes
d’entendre leurs interlocuteurs quand ceux-ci donnent
leur consentement général ou relativement à une
réunion donnée.
Les administrateurs en fonction
au moment où l’Institut
demande à se constituer en société seront
les premiers membres du Conseil d’administration et leur
mandat se poursuivra jusqu’à ce qu’ils démissionnent. PARAGRAPHE
4.
Rémunération : Les membres du Conseil d’administration
ne sont pas rémunérés pour leurs services,
excepté pour les dépenses raisonnables.
PARAGRAPHE 5.
Quorum : Une réunion où sont présents
quatre membres du Conseil d’administration dont le président,
ou le premier vice-président ou le deuxième vice-président
agissant au nom de ce dernier, est considérée
comme constituant un quorum pour délibérer.
PARAGRAPHE 6.
Vote : Chaque membre du Conseil d’administration a droit à un
vote.
PARAGRAPHE 7.
Tout membre du Conseil d’administration et tout administrateur
peut être destitué, moyennant le vote des deux
tiers du sociétariat du Conseil d’administration
après envoi d’un avis de convocation spécial à une
réunion où l’on présentera une motion à cet
effet. L’avis doit être envoyé aux membres
du Conseil d’administration au moins 15 jours avant la
réunion en question et doit contenir un avis de motion
de destitution de l’administrateur ou du membre du Conseil
d’administration.
PARAGRAPHE 8.
Un membre d’office peut être nommé pour
siéger au Conseil d’administration et à ses
comités, et n’a pas droit de vote.
ARTICLE VIII – ÉLECTION
DES ADMINISTRATEURS ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
PARAGRAPHE 1.
Le président et le président sortant de l’IBIC
forment le Comité des candidatures; c’est à eux
qu’il incombe de nommer les administrateurs et les membres
du Conseil d’administration pour l’année subséquente
et de préparer la liste des candidats pour l’élection à l’Assemblée
générale annuelle. Si le président et le
président sortant ne sont pas en mesure de s’acquitter
des tâches reliées à ce Comité, le
Conseil d’administration peut les en exonérer et
désigner une autre personne pour accomplir ces tâches
en présentant une motion à cet effet. Les membres
de ce Comité ne reçoivent aucune rémunération,
mais seront remboursés pour les dépenses raisonnables.
Les membres du Comité des candidatures pourront, à n’importe
quel moment, être destitués sur une résolution
du Conseil d’administration.
PARAGRAPHE
2.
Sous réserve du paragraphe 4, l’élection
de tous les administrateurs et des membres du Conseil d’administration
a lieu dans le cadre de l’Assemblée générale
annuelle de l’Institut. Chaque membre de la communauté de
gestion des biens immobiliers présent à ladite
assemblée a droit à un vote pour chaque poste
vacant à combler.
PARAGRAPHE 3.
Si, durant un mandat quelconque, un poste du Conseil d’administration
autre que celui de président devient vacant, le président
peut désigner une personne pour pourvoir ce poste.
PARAGRAPHE
4.
Les membres du Conseil d’administration qui sont également
administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans
qui peut être reconduit d’année en année.
PARAGRAPHE 5.
Les autres membres du Conseil d’administration sont élus
pour une période minimale de deux ans ou jusqu’à ce
que leurs successeurs soient dûment élus; cependant,
le mandat de la moitié des membres du tout premier Conseil
d’administration (ou s’il y a fraction, arrondi
au prochain nombre entier) n’est que d’un an.
PARAGRAPHE 6.
Le sociétariat peut, pour un motif valide, demander
la destitution de tout membre du Conseil d’administration,
en invoquant les dispositions de l’article X – RÉUNIONS.
ARTICLE IX – ADMINISTRATION
PARAGRAPHE 1.
Sceau corporatif : Le sceau de l’Institut sera comme prescrit
par le Conseil d’administration et contiendra les inscriptions
suivantes : « Real Property Institute of Canada Inc. – Institut
des biens immobiliers du Canada inc. » La garde du sceau
sera confiée au secrétaire.
PARAGRAPHE 2.
Exercice fiscal : L’exercice fiscal de l’Institut
sera du 1er octobre au 30 septembre.
PARAGRAPHE 3.
Vérificateurs : Le Conseil d’administration nommera,
annuellement, un vérificateur qui sera chargé d’examiner
les comptes de l’Institut et de préparer des états
financiers qui seront inclus dans le rapport annuel et présentés à l’Assemblée
générale annuelle subséquente. Le vérificateur
sera nommé pour une période d’un an.
PARAGRAPHE 4.
Documents collectifs : C’est au secrétaire, ou à tout
autre administrateur que peut désigner de temps à autre
le Conseil d’administration, qu’il incombe d’attester
qu’un document donné appartient à la société.
ARTICLE X – RÉUNIONS
PARAGRAPHE 1.
L’Assemblée annuelle aura lieu en automne de chaque
année, normalement au mois de novembre, aux dates et à l’endroit
désignés par le Conseil d’administration,
après l’envoi aux membres d’un préavis écrit
de 30 jours. Les membres qui assistent à la réunion
en personne constituent un quorum. Chaque membre a droit à un
vote.
PARAGRAPHE 2.
Le président convoquera une « réunion extraordinaire
du sociétariat » en lui faisant parvenir un avis
spécial à cet effet dans les 30 jours suivant
la réception d’une demande par écrit de
25 membres ou plus. La réunion se tiendra dans les 30
jours suivant la date de l’avis. Si le président
ne convoque pas ladite réunion, le Conseil d’administration
convoquera alors immédiatement la « réunion
extraordinaire du sociétariat » ou, le cas échéant,
dans les 30 jours suivant la date limite établie par
le président.
PARAGRAPHE 3.
Le Conseil d’administration se réunira périodiquement
au cours de chaque année. Quorum : au moins un administrateur
et cinq membres, ou 51 % du Conseil d’administration,
y compris un administrateur.
PARAGRAPHE 4.
Chaque réunion se déroulera selon le plan jugé opportun
et approprié par le président et le Conseil d’administration.
ARTICLE XI – AMENDEMENTS
PARAGRAPHE 1.
Tout avis de modification de la Constitution et des Règlements
sera d’abord soumis au Conseil d’administration aux
fins d’adoption, puis sera inclus dans l’avis de
convocation à l’Assemblée générale
annuelle envoyé aux membres; ledit avis leur demandera
de ratifier l’amendement proposé et leur fournira
suffisamment de renseignements pour leur permettre de prendre
une décision éclairée à cet égard.
PARAGRAPHE 2.
Les modifications de la Constitution et des Règlements
ne seront apportées qu’à l’Assemblée
générale annuelle et exigeront une simple majorité des
voix des membres présents.
PARAGRAPHE 3.
Aucune modification ou abrogation n’entrera en vigueur
ou ne sera mise en œuvre avant d’avoir été approuvée
par le ministre de l’Industrie.
ARTICLE XII – RAPPORTS
PARAGRAPHE 1.
L’IBIC peut, de temps à autre, publier et distribuer
aux membres des bulletins ayant trait à des programmes à venir
ou à des activités terminées.
ARTICLE XIII – DIVERS
PARAGRAPHE 1.
Règles de procédure : À moins d’indication contraire
dans les Règlements, toutes les réunions de l’Institut
se dérouleront conformément aux dispositions des Robert’s
Rules of Order.
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